Внутренние коммуникации в компании: общий язык для рабочего пространства

В работе нередко возникают ситуации, когда правая рука не знает, что делает левая. Чаще всего причиной таких проблем являются проблемы внутрикомандного взаимодействия, которые серьезно затрудняют эффективность всех бизнес-процессов. Важно научиться налаживать коммуникации в коллективе, а также использовать подходящие инструменты для этого. Одним из ключевых факторов успешной деятельности организации является наличие единого информационного пространства. В данной статье мы рассмотрим, какие подходы к решению этих проблем существуют и каковы преимущества единого информационного пространства для компании.

Внутренние коммуникации в организации – это общение между всеми ее сотрудниками. Даже такой процесс, как коммуникация, настолько важен, что многие компании имеют в штате специалистов по информационному обеспечению. Ведь достижение эффективной коммуникационной связи между руководством и работниками, а также между коллегами является главной задачей в организации. Она обеспечивает эффективный и четкий обмен данными, достигая при этом минимальных временных и информационных потерь.

Еще одной важной задачей для эффективной коммуникации в организации является движение во всех возможных направлениях, включая как снизу вверх (от сотрудников к начальству), так и сверху вниз (от начальства к сотрудникам). Это необходимо для выработки правильной политики компании, укрепления командного духа и повышения лояльности. Если каждый сотрудник станет находиться в своем "информационном пузыре", то он не будет ясно видеть, как его работа связана с целями и задачами компании. Это может привести к эффекту "я тут работаю один, а остальные чем-то заняты".

Американские эксперты по внутрикорпоративным коммуникациям подсчитали, что более 90% лояльности и удовлетворенности сотрудников являются следствием качества связи в организации. Если связь между различными отделами отсутствует, то это существенно замедлит решение задач и приведет к недопониманию, конфликтам и внутреннему напряжению в коллективе.

Важность коммуникации в коллективе не зависит от его размеров. Даже стартапы с 3-4 сотрудниками нуждаются в налаженной связи между собой, чтобы каждый из них мог узнать о том, что уже сделано, что предстоит сделать, как продвигается работа и что от него лично ожидается. Для таких компаний достаточно общего чата в мессенджере и регулярных планерок.

Крайне важно налаживать коммуникацию в коллективах, где значительное количество сотрудников работает удаленно или "в полевых условиях". В такой ситуации особое внимание следует уделять горизонтальным связям, чтобы каждый работник знал, чем занимаются его коллеги.

Если не развивать коммуникацию в организации, то она будет развиваться сама, но не факт, что в нужном направлении. Если все вопросы решаются на кулере или в частной переписке, если никто не знает, кто отвечает за ту или иную задачу, а обсуждение политики начинается со слов "по слухам", то эффективной работы можно не ждать.

Для повышения лояльности персонала через внутренние коммуникации необходимо принять одну важную истину: внутренний PR и внешний PR - это две большие разницы друг от друга. То, что эффективно работает во внешних коммуникациях, такие, как стратегии "умолчания", "перестановки акцентов" и "смещения фокуса внимания", не будет работать внутри компании.

Для создания единого информационного пространства необходимы следующие меры:

• Преодоление разрывов в коммуникации как по горизонтали, так и по вертикали. Это поможет достичь взаимопонимания между всеми уровнями работников.
• Получение обратной связи от сотрудников компании, чтобы каждый из них понимал, что его мнение важно и будет учитываться. Работникам также необходимы удобные инструменты для донесения своих мнений и оперативного получения обратной связи.
• Демонстрация готовности руководителей к диалогу и создание положительного имиджа компании.
• Разъяснение корпоративной политики в области обучения и развития персонала.
• Создание единых стандартов поведения в соответствии с корпоративным кодексом и этикой компании. Это одна из главных задач корпоративной коммуникации. Если такое не делается, может возникнуть риск серьезного репутационного ущерба. В работе любой компании бывают кризисные моменты и конфликтные ситуации, поэтому очень важно дать сотрудникам возможность обсудить их в узком кругу, не вынося сор из избы в социальные сети. Также не менее важно обеспечить руководству возможность обсудить острые моменты с работниками и предоставить им официальную версию событий, чтобы избежать распространения слухов и домыслов.

Но какие инструменты могут быть использованы для решения всех этих задач одновременно?

Информационное обеспечение персонала во век информационных технологий представляет собой сложный процесс, включающий в себя множество инструментов. Все они необходимы для установления эффективной коммуникации внутри организации. Для наиболее удобного представления, инструменты коммуникации можно разделить на четыре группы.

Первая группа инструментов - информационные, которые используются для информирования сотрудников о том, что происходит в компании. К ним относятся различные виды объявлений, циркуляров и приказов. Также могут быть использованы корпоративные журналы или газеты, порталы с электронными архивами и базами данных, а также приложения для внутрикорпоративных рассылок.

Вторая группа инструментов - аналитические. Они предназначены для взаимодействия с руководством и директорами. Используются для обеспечения обратной связи и получения сотрудников предложений и идей, а также мнения о целях компании и ее деятельности в целом. Эта группа включает в себя формы и форумы, анкетирование сотрудников и мониторинг персонала.

Коммуникативная группа инструментов - это третья группа. Она необходима для создания более тесных связей между сотрудниками и помогает укреплять командный дух. К ним относятся различные виды мероприятий, соревнований, корпоративного обучения, адаптационных тренингов и семинаров.

Организационные инструменты - четвертая группа, которая помогает сотрудникам понимать, куда движется компания, ее цели и планы на будущее. К ним относятся проведение совещаний, собраний, выступления руководства и внедрение корпоративных стандартов.

Корпоративная социальная сеть - отличный пример интегрированного информационного инструмента, который объединяет все вышеупомянутые группы инструментов. Корпоративная соцсеть предоставляет возможность сотрудникам общаться без потерь времени и эффективно строить внутрикомпанийские коммуникации, даже если они находятся в разных частях мира. Сотрудники могут делиться новостями, обмениваться мнениями, создавать группы по профессиональным интересам и участвовать в мероприятиях. Она ассоциативно связана с пространством, предназначенным для диалога, и предлагает удобное и эффективное решение для внутренних коммуникаций в компании. Несмотря на то, что корпоративные социальные сети являются относительно новым явлением, они стремительно вытесняют другие варианты внутрикомпанийской коммуникации, такие как корпоративные порталы и сайты. Это происходит из-за их простоты, удобства и гибкости.

Фото: freepik.com